As atividades de organização interna, gestão de recursos humanos, gestão de bens materiais e gestão orçamentária e financeira eram realizadas pela própria CIBPU, pois ela possuía personalidade jurídica própria e autonomia para tomar decisões administrativas. Nos anos em que atuou, a CIBPU produziu folhas de pagamento, atestados, requerimentos, prontuários de funcionários, livros de ponto e livros contábeis, além de atas de reuniões, plano diretor, processos de compra e inventários. Todos esses documentos encontram-se neste grupo.
Os documentos permanecem na ordem em que foram recolhidos e estão reunidos nos seguintes conjuntos: -1- Processos de pagamento, requerimentos de funcionários e sindicâncias (1953-1972)<br> Caixas: CIBPU 19-20, CIBPU 41-44, CIBPU 53-55, CIBPU 57-58, CIBPU 63, CIBPU 66 (13 caixas) -2- Processos de prestação de contas e livros contábeis (1953-1972)<br> Caixas: CIBPU 03-06, CIBPU 21, CIBPU 33-35, CIBPU 37-44, CIBPU 46-50, CIBPU 53-61, CIBPU 63, CIBPU 65A-66 (34 caixas)<br> Livros: CIBPU 03-06, CIBPU 65A (17 livros) -3- Prontuários de funcionários (1952-1972)<br> Caixas: CIBPU 07-19 (13 caixas) -4- Atas de reuniões (1952-1972)<br> Caixas: CIBPU 01-02, CIBPU 52, CIBPU 54, CIBPU 56, CIBPU 59, CIBPU 61 (7 caixas)<br> Livros: CIBPU 01-02, CIBPU 54 (9 livros) -5- Livros e minutas de contratos e rescisões (1953-1972)<br> Caixas: CIBPU 26-27, CIBPU 38, CIBPU 41, CIBPU 55, CIBPU 58-60, CIBPU 63, CIBPU 65 (10 caixas)<br> Livros: CIBPU 26-27 (4 livros) -6- Livros de presença em reuniões (1953-1972)<br> Livros: CIBPU 32 (3 livros) -7- Livros e cartões de ponto (1955-1969)<br> Caixas: CIBPU 32, CIBPU 65 (2 caixas)<br> Livros: CIBPU 32 (1 livro) -8- Listas e inventários de documentos (1967-1972)<br> Caixas: CIBPU 51, CIBPU 54 (2 caixas) -9- Correspondência dos diretores da CIBPU (1952-1971)<br> Caixas: CIBPU 36, CIBPU 39, CIBPU 44, CIBPU 55, CIBPU 57, CIBPU 63, CIBPU 66 (7 caixas) -10- Fichas e inventários do almoxarifado (1962-1972)<br> Caixas: CIBPU 43, CIBPU 54-55, CIBPU 58, CIBPU 60, CIBPU 64 (6 caixas) -11- Processos de compra e licitação (1953-1972)<br> Caixas: CIBPU 43-44, CIBPU 57-58, CIBPU 63 (5 caixas) -12- Atestados de prestação de serviços (1972)<br> Caixas: CIBPU 44 (1 caixa) -13- Relatórios de atividades institucionais (1954-1964)<br> Caixas: CIBPU 28, CIBPU 36, CIBPU 40, CIBPU 54, CIBPU 57, CIBPU 59-60 (7 caixas) -14- Projetos de reorganização interna, plano diretor e planejamento orçamentário (1964-1965)<br> Caixas: CIBPU 41 (1 caixa) -15- Relatório da 1ª Conferência de Governadores e matérias sobre a criação da CIBPU (1951-1952)<br> Caixas: CIBPU 54, CIBPU 60 (2 caixas) -16- Laudos de avaliação de bens patrimoniais (1972)<br> Caixas: CIBPU 56, CIBPU 61-62 (3 caixas) -17- Normas e Regulamentos (1952-1972)<br> Caixa: CIBPU 54, CIBPU 64 (2 caixas)
A maior parte dos documentos está em bom estado de conservação, podendo apresentar sujidade e necessidade de pequenos reparos. Documentos digitalizados ou microfilmados devem preferencialmente ser acessados através de suas cópias preservando os originais.
2019
Documentos sem restrição de acesso: sem restrição de acesso para a maior parte dos documentos. Documentos com restrição de acesso: os documentos pertencentes ao conjunto “23G1-3 - Prontuários de funcionários”, do grupo “23G1 – Administração Geral”, tem acesso restrito em atendimento a legislação vigente, pois apresentam dados pessoais e informações médicas.
Os documentos sem restrição de acesso podem ser reproduzidos. - Reprodução de documentos textuais: o pesquisador que tenha interesse em reproduzir algum documento do acervo textual poderá fazê-lo com máquina fotográfica própria, mediante acompanhamento dos técnicos responsáveis, preenchendo o Termo de Responsabilidade para Uso, Reprodução e Divulgação de Informações e Dados Pessoais Contidos em Documentos Custodiados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo no qual se compromete a atribuir os créditos ao Arquivo Público do Estado e declara estar ciente das penalidades previstas por lei quanto à divulgação destas informações. - Reprodução de documentos iconográficos: é permitida a reprodução fotográfica digital em baixa resolução, sem a utilização de equipamentos auxiliares, como flash e tripé mediante o preenchimento do Termo de Responsabilidade. - Serviço de digitalização: solicitações de digitalização são limitadas a uma quantidade máxima de documentos e exigem o preenchimento do Termo de Responsabilidade. A digitalização de fotografias será realizada pelo Núcleo de Acervo Iconográfico. Caso a fotografia já esteja reproduzida em microfilme ou arquivo digital, a cópia deverá ser obrigatoriamente produzida a partir da matriz. - Direito autoral: no caso de obras que não sejam de domínio público, a utilização é de responsabilidade exclusiva do usuário e depende da autorização expressa dos detentores dos direitos, ou na forma da Lei de Direito Autoral (Lei 9.610 de 16 de fevereiro de 1998).