Em 2007, a Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social publicou dez editais de eliminação de documentos de órgãos extintos, abrangendo documentos da Coordenadoria de Apoio Social, do Conselho Estadual de Auxílio e Subvenções, da Coordenadoria de Ação Social e Trabalho, da Central de Triagem e Encaminhamento (CETREN), do Departamento de Amparo e Integração Social, da Divisão de Assistência e Recuperação, do Instituto de Assuntos de Família e da Coordenadoria de Ação Regional, além das extintas Secretaria de Promoção Social e Secretaria da Criança, Família e Bem-Estar Social (1). Antes de aprovada a eliminação, foram recolhidos ao Arquivo Público do Estado os prontuários da CETREN, órgão extinto em 1997, cuja documentação foi acumulada pela SEADS. O recolhimento foi dividido em quatro entregas, realizadas entre janeiro e fevereiro de 2007, totalizando 3.913 caixas de prontuários produzidos entre 1970 e 1986 (2).

(1) DOE, Poder Executivo, Seção I, quinta-feira, 15 de novembro de 2007, p.62-66.
(2) Termos de Recolhimento assinados entre 16 de janeiro e 5 de fevereiro de 2007.

Documentos com restrição de acesso: prontuários de assistidos da CETREN (conjunto 1) do grupo Central de Triagem e Encaminhamento (18G1) do fundo Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social (SEADS) (1). Por favor, entre em contato pelo e-mail publicos@arquivoestado.sp.gov.br

(1) Acesso restrito à pessoa mencionada no documento, ou a quem ela expressamente consentir. Sendo a pessoa falecida, o acesso é liberado a seus sucessores diretos, desde que documentalmente comprovado o vínculo familiar e observada a ordem de vocação hereditária.
Tratando-se de prontuários médicos ou outro documento que contenha dados sujeitos ao sigilo médico, as condições para o seu acesso estão de acordo com as diretrizes do Conselho Federal de Medicina, com o Código de Ética Médica e, tratando-se de prontuário de pessoa falecida, com a Recomendação CFM nº 03/14. (vide:http://www.rcem.cfm.org.br/index.php/cem-atual; http://www.cremesp.org.br/library/modulos/legislacao/versao_impressao.php?id=1187). Documentos que contenham dados relativos à assistências correlatas, como assistência social, psicológica, psiquiátrica e etc. têm o mesmo tipo de restrição.
Para pesquisas médicas, científicas, acadêmicas, para a obtenção de dados que visem a garantia de Direitos Humanos ou para a proteção de interesse geral preponderante (situações previstas no artigo 31 da Lei 12.527/2011), o acesso a documentos originariamente submetidos a restrição, podem ser autorizadas mediante pedido formal dirigido ao Coordenador do Arquivo Público, devidamente fundamentado e documentado, que analisará cada caso concreto. De toda forma, o acesso estará condicionado à assinatura do Termo de Responsabilidade específico, no qual conste expressa vedação à identificação dos dados pessoais acessados.
Para outras situações o acesso aos documentos depende de ordem judicial.